Front Office Employee – DSM Nutritional Products
DNP is wereldleider op het gebied van (voedings)ingrediënten voor diervoeders, levensmiddelen, persoonlijke verzorging en geneesmiddelen. DNP heeft het leeuwendeel van de cluster Nutrition, die goed is voor ongeveer 70% van de EBITDA van de DSM-groep. DNP realiseert haar ambitieuze groeidoelstellingen in een complexe, steeds veranderende en steeds concurrerender omgeving. DNP heeft een complexe matrixorganisatie met wereldwijde, geografische en regionale afdelingen en functies die op productcategorieën zijn gericht. De supply chain van DNP is uitgebreid en zeer complex met verschillende supply chain-modellen. De processen worden ondersteund door een wereldwijd gekoppeld ERP-systeem SAP dat regelmatig onderhoud en updates vereist. Het Global Distribution Centre (GDC) met zijn 3 gespecialiseerde magazijnen is zowel het wereldwijde als het regionale Europese distributiecentrum en backoffice van DNP. Meer dan 80 leveranciers van over de hele wereld leveren de verschillende Actieve Ingrediënten in meer dan 1100 verschillende artikelen (vormen en verpakkingen) aan het GDC. De DNP regio’s, de DNP Straight- en Premix Sites en eindklanten halen de goederen uit het GDC. Deze bestellingen kunnen worden uitgevoerd vanuit de GDC-voorraden of de Global Back Office beheert de verzendingen rechtstreeks vanuit de productielocaties. Het GDC is als zodanig een unieke en kritische operatie voor DSM en DNP tussen push en pull en beheert al deze complexe stromen naar meerdere duizenden “sold to”- en “ship to”-partijen, bij een steeds grotere behoefte aan lager operationeel werkkapitaal.
verantwoordelijkheden
- Beheren receptie
- Bezetten van de receptie en verwelkomen van bezoekers. Beheren van de bezoekersadministratie.
- Organiseren en bijhouden van de secretaresse/receptie (digitale) agenda. Plannen, wijzigen, coördineren en voorbereiden van alle afspraken en verzoeken van management en medewerkers.
- Organiseren van vergaderruimtes en ondersteunen van vergaderbehoeften (bijv. catering).
- Regelen van reis-, hotel- en vergaderaccommodaties.
- Afhandelen van telefoongesprekken, post en mails. Prioriteiten stellen, verzoeken en “callbacks” regelen.
- Verzekeren van follow-up en controleren van deadlines.
- Alle relevante documenten en informatie verspreiden en archiveren.
- Voorbereiden en afronden van presentaties in powerpoint.
- Samenstellen van correspondentie/rapporten voor ondertekening door managers.
- Organiseren en communiceren van (off-site) team-evenementen, personeelsgeschenken, kaarten etc.
- Stuur facturen naar FFS
- Facilitaire diensten
- Voorraad kantoorbenodigdheden en keukenbenodigdheden beheren en op tijd bijbestellen.
- Kantoormeubilair en IT-apparatuur bestellen na goedkeuring van de manager.
- Optreden als tussenpersoon tussen DNP en Geodis facility management voor onderhoudsgerelateerd onderwerpen.
- Ondersteunen van bezoekers en medewerkers bij het regelen van reis en verblijf.
- Administratieve ondersteuning
- DHL-proces: Maak leveringen in DHL-systeem en bereid etiketten voor. Dagelijkse DHL verzendrapportage beheren. Communicatie over leveringen met klanten en/of DHL.
- Talent Suite – Achterstallige trainingen beheren, overzichten maken en communiceren.
Functieprofiel
- Vloeiend in Nederlands en Engels, bij voorkeur Duits
- Goede kennis van Microsoft Office
- Interpersoonlijke vaardigheden. Vriendelijke houding als receptionist
- Nauwkeurigheid en discretie
- Goede organisatorische vaardigheden
- Pro-actieve houding